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新时期房地产档案工作人员的角色转换

    天津市房产总公司 张建迎

  人类社会已经进入21世纪,知识经济初露端倪,信息成为重要的战略资源。档案信息作为“信息链”中的重要一环,在经济发展和社会进步中处于重要地位。新时期房地产档案工作由原来的封闭型、管理型、被动型向开放型、科技型和主动型转变,如何适应档案工作转型的需要,促进房地产事业健康发展,房地产档案工作者角色的转换是亟待解决的一个重要课题。

  一、在封闭型向开放型转变中更新观念

  房地产档案工作由原来的封闭型向开放型转变,是房地产档案工作适应新形势要求的一个重要举措。开放型的房地产档案工作在保证~安全、用户利益的前提下尽量满足利用者对房地产产权、证件等档案材料的需求。这就需要从事档案管理的人员破除陈旧、落后、不适应时代发展的观念,树立正确的思想观念。一是树立开放搞活观念。现在的通信手段日新月异,房地产档案管理部门利用互联网介绍自己是轻而易举的事,这对增强全社会的房地产档案意识,开拓房地产一二级市场,构建房地产市场信用体系必将产生积极作用。同时,最大限度地挖掘档案馆(室)贮存的房地产信息,使“死信息”变成“活资源”,对优化房地产资源,盘活房地产存量资产,更大地发挥房地产档案信息的作用都是十分有利的。二是树立信息时效观念。知识经济时代,时间就是效益,效率也是效益。一个房地产档案信息,运用及时,就会产生巨大的社会和经济效益。例如,有一个企业,制定了跨行业经营
战略,开发自有空闲土地,进军房地产市场,在没有核实自有土地性质的情况下就准备施工。由于档案管理人员及时查找出土地使用权原始证件,才使企业负责人明白开发自有空闲土地,土地使用权也需要变性,因此及时办理了有关手续,避免了经济损失。三是树立公众观念。档案是记录历史的载体,是历史人创造的。由于过去过多地强调档案的“保密性”,使档案工作处于相对封闭的状态,给人以“神秘”的错觉。新时期房地产档案工作者要牢固树立档案信息来源于公众,服务于公众的观念,切实做好档案材料的收集、整理、保管、利用等工作,做到取之于民,用之于民。四是树立强烈的知识产权保护观念。我国已经加入WTO,签署了一系列知识产权保护协议,对知识产权的保护工作已经逐步与世界接轨,新的形势要求房地产档案工作者必须知法、懂法、守法,有较强的法律意识。在对房地产档案信息的发布和传播时,把国家、民族和集体的利益放在首位,注意保守~,不以小利忘大义,在开发和利用房地产档案信息资源时,要注意保护用户的利益,防止造成不应有的损失。

  二、在管理型向科技型转变中增长才干

  知识经济是一种能力经济,具有掌握知识能力的人才成了第一资源。房地产档案工作“四化”的发展方向即:电子计算机化、信息传递网络化、贮存缩微化、复制自动化,对房地产档案工作者自身素质提出了更高的要求。一是过硬的思想政治素质。房地产档案工作者只埋头钻研档案业务是不能完全适应新形势要求的。要牢固树立房地产档案工作为社会主义现代化建设服务,为社会主义市场经济服务,为房地产事业健康发展服务、为人民群众服务的思想,才能与时俱进,开拓创新,在实际工作中实践“三个代表”重要思想。二是提高文化素质。掌握丰富的档案专业知识和理论,掌握房地产发展的前沿动态,掌握现代化的技术手段,是做好房地产档案工作的基本前提。在知识经济时代,单一的知识结构是不够的,需要既懂专业知识,又懂信息技术的新型档案专业人才。三是扎实的业务素质。房地产档案工作者要具备扎实的基本功,必须熟悉和掌握房地产领域的专业知识,成为行家里手。要加强房地产开发项目的前期管理,摸清、抓准应归档文件材料的形成积累动态,跟踪指导,监督与把关,对已接收与保存的档案进行二次加工,做到档案工作标准化,管理科学化、系统化。同时要熟悉所藏档案,对本单位房地产档案的数量、内容、价值、存放位置心知肚明,才能迅速调出案卷,准确回答利用者提出的各种问题。

  三、在被动型向主动型转变中服务奉献

  档案的价值在于利用。过去房地产档案利用工作,一般为“等客上门”,“你查我找”的被动服务方式,现在已不适应知识经济和房地产事业发展的需要,要发挥档案的更大作用,必须做到主动服务。一是做好档案利用预测工作。在房地产项目实施前或者房屋改革政策出台前,都需要大量的调查研究工作,这时档案的利用率最高。房地产档案工作者只有及时了解工作动态,提早准备,工作才能有的放矢,最快、最好地满足利用者的需求。二是档案工作为领导决策服务。科学决策需要汇集各种真实的统计数字、文件汇编、资料等,在领导决策之前,档案部门就要根据领导意图,查找有关的历史数据和文件材料,并加工处理、编辑,为领导决策提供依据,促进领导决策民主化和科学化。三是主动服务经济建设。原先的房地产档案编研主要以文书档案编研为主,随着房地产事业的蓬勃发展,基础建设、房屋开发置换、合同协议等档案编研已经成为档案编研工作的重点。房地产建设、经营管理第一线的企业对房地产档案信息有了更为迫切的需要,为房地产档案编研工作提供了广阔的舞台。房地产档案工作者要走出去,开展经常性的调查研究,随时收集信息,掌握第一手资料,积极主动地为利用者提供优质服务,就会使房地产档案管理工作拥有广阔的前景和市场。

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